Przejdź do treści 
Strona internetowa urzędu i Biuletyn Informacji Publicznej pełnią różne, ale wzajemnie uzupełniające się funkcje. Portal urzędu powinien pomagać mieszkańcom w szybkim odnalezieniu spraw, formularzy, kontaktu, aktualności i e-usług. BIP natomiast powinien być łatwo dostępny dla osób szukających informacji publicznych, dokumentów, uchwał, zarządzeń, ogłoszeń, przetargów lub danych organizacyjnych jednostki.
Problem pojawia się wtedy, gdy użytkownik nie wie, gdzie szukać danej informacji. Zbyt ukryty link do BIP, nieczytelne nazwy zakładek, rozproszone dokumenty i brak jasnego podziału treści mogą utrudniać korzystanie z portalu. Dlatego portal urzędu z BIP powinien być zaprojektowany tak, aby użytkownik naturalnie przechodził do właściwego miejsca.
Centrum Cyfryzacji wspiera JST w planowaniu portali urzędowych, porządkowaniu struktury strony, projektowaniu przejść do BIP, e-Doręczeń, formularzy i innych usług cyfrowych, tak aby serwis był praktyczny, czytelny i dostępny dla mieszkańców.
Dla mieszkańca strona urzędu i BIP często są częścią jednego doświadczenia. Użytkownik nie zawsze wie, która informacja znajduje się na portalu, a która w Biuletynie Informacji Publicznej. Dlatego ważne jest, aby strona prowadziła go w prosty sposób do właściwego zasobu.
Dobrze zaprojektowane połączenie portalu urzędu z BIP pomaga ograniczyć problemy takie jak:
Portal urzędu z BIP powinien pomagać użytkownikowi od razu zrozumieć, gdzie znajdzie praktyczne informacje o załatwianiu spraw, a gdzie informacje publiczne i dokumenty formalne.
Portal urzędu z BIP powinien być zaprojektowany jako czytelna brama do najważniejszych informacji i usług. Nie chodzi o to, aby wszystkie treści znajdowały się w jednym miejscu, ale o to, aby użytkownik szybko wiedział, gdzie przejść i czego może się spodziewać.
Portal urzędu z BIP może zawierać:
Dobrze zaprojektowany portal nie dubluje niepotrzebnie treści z BIP, ale prowadzi użytkownika do właściwego miejsca w odpowiednim momencie.
W wielu urzędach formularze, dokumenty i informacje o sprawach są rozproszone. Część znajduje się na stronie głównej, część w BIP, część w załącznikach, a część w komunikatach. Taki układ utrudnia mieszkańcom szybkie odnalezienie właściwego dokumentu.
Dlatego warto uporządkować strukturę portalu i jasno rozdzielić funkcje poszczególnych obszarów. Strona urzędu może prezentować praktyczne opisy spraw, instrukcje i formularze dla mieszkańców, natomiast BIP powinien być łatwo dostępny dla osób szukających informacji publicznej i dokumentów formalnych.
W praktyce warto zadbać o:
Uporządkowany portal urzędu z BIP pozwala mieszkańcom szybciej znaleźć właściwą informację, a pracownikom urzędu łatwiej zarządzać treściami publikowanymi w serwisie.
Przygotowanie portalu urzędu z BIP warto rozpocząć od analizy obecnego serwisu. Trzeba sprawdzić, jak użytkownik trafia do najważniejszych informacji, czy link do BIP jest dobrze widoczny, jak opisane są formularze, czy strona jest dostępna cyfrowo i czy ścieżki użytkownika są logiczne.
Pierwszym krokiem jest sprawdzenie struktury obecnej strony. Analizujemy menu, podstrony, widoczność BIP, formularze, aktualności, dane kontaktowe, wyszukiwarkę, mapę strony i najważniejsze ścieżki użytkownika.
Link do BIP powinien być dobrze widoczny i zrozumiały. Warto także sprawdzić, czy użytkownik wie, kiedy powinien przejść do BIP, a kiedy wystarczy mu praktyczna informacja dostępna na portalu urzędu.
Formularze i opisy spraw powinny być logicznie ułożone. Użytkownik powinien wiedzieć, jaki dokument jest potrzebny, gdzie go złożyć, jakie załączniki przygotować i gdzie znaleźć informacje formalne.
Portal powinien jasno prowadzić do e-Doręczeń i wyjaśniać, jak można skontaktować się z urzędem elektronicznie. Warto powiązać ten obszar z formularzami, opisami spraw i informacjami kontaktowymi.
Na etapie przygotowania portalu należy uwzględnić WCAG, strukturę nagłówków, opisy linków, dostępność dokumentów, formularze, kontrasty oraz sposób obsługi strony przez różnych użytkowników.
Audyt portalu urzędu z BIP pomaga sprawdzić, czy strona jest czytelna, dostępna i dobrze połączona z Biuletynem Informacji Publicznej. Może obejmować zarówno analizę struktury strony, jak i ocenę treści, formularzy, linków oraz ścieżek użytkownika.
Audyt może obejmować:
Dzięki audytowi urząd może uporządkować portal i lepiej dostosować go do potrzeb mieszkańców oraz wymagań cyfrowej administracji.
Portal urzędu z BIP jest ważnym elementem cyfryzacji JST. Łączy stronę informacyjną, dostęp do informacji publicznej, formularze, e-usługi, e-Doręczenia i komunikację z mieszkańcami. Dobrze przygotowany portal pomaga uporządkować nie tylko treści na stronie, ale również sposób prowadzenia użytkownika do konkretnych działań.
Portal może być także powiązany z innymi obszarami cyfryzacji urzędu, takimi jak elektroniczny obieg dokumentów, wdrożenie EZD RP, portal mieszkańca czy portal wniosków i formularzy. Dzięki temu strona nie jest oderwaną wizytówką, ale częścią szerszego systemu obsługi użytkowników.
Dobrze przygotowany portal urzędu z BIP poprawia jakość korzystania ze strony i ułatwia dostęp do informacji publicznych oraz usług urzędowych. Jest przydatny zarówno dla mieszkańców, jak i dla pracowników odpowiedzialnych za komunikację i publikowanie treści.
Najważniejsze korzyści to:
Portal urzędu z BIP powinien być praktycznym narzędziem wspierającym dostęp do informacji i sprawną komunikację z administracją.
Wspieramy jednostki publiczne, które chcą uporządkować swoją stronę internetową, poprawić przejście do BIP, wdrożyć czytelny katalog spraw lub przygotować portal zgodny z potrzebami mieszkańców.
Pomagamy między innymi:
Każda jednostka ma własną strukturę informacji, dlatego portal urzędu z BIP powinien być dopasowany do konkretnego serwisu i realnych potrzeb użytkowników.
Portal urzędu powinien prowadzić użytkownika również do e-Doręczeń. Dla mieszkańców, przedsiębiorców i instytucji ważne jest, aby miejsce elektronicznej komunikacji z urzędem było łatwe do znalezienia i jasno opisane.
E-Doręczenia, BIP, portal formularzy i strona informacyjna powinny tworzyć spójną całość. Użytkownik powinien rozumieć, gdzie znajdzie dokumenty, gdzie sprawdzi informacje publiczne, gdzie pobierze formularz, a gdzie skorzysta z elektronicznej komunikacji.
W portalu urzędu warto zadbać o:
Dzięki temu portal nie jest tylko zbiorem informacji, ale praktycznym narzędziem prowadzącym użytkownika do odpowiedniej formy kontaktu.
Portal urzędu z BIP powinien być dostępny cyfrowo. Dotyczy to zarówno strony głównej urzędu, jak i linków, formularzy, dokumentów, opisów spraw oraz przejść do BIP i e-Doręczeń. Użytkownik powinien móc korzystać z portalu w sposób wygodny, niezależnie od swoich ograniczeń, urządzenia lub technologii wspomagającej.
Przy projektowaniu portalu warto zadbać o:
Dostępny portal urzędu z BIP zwiększa jakość obsługi mieszkańców i pomaga ograniczać bariery w kontakcie z administracją publiczną.
Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz przygotować portal urzędu z BIP, uporządkować strukturę strony, poprawić widoczność Biuletynu Informacji Publicznej, wdrożyć katalog spraw lub lepiej połączyć portal z formularzami, e-Doręczeniami i usługami cyfrowymi. Pomożemy przeanalizować obecny serwis i przygotować rozwiązanie dopasowane do potrzeb JST.
Portal urzędu z BIP to strona internetowa jednostki publicznej, która łączy praktyczne informacje dla użytkowników z czytelnym dostępem do Biuletynu Informacji Publicznej oraz innych usług cyfrowych.
Tak. Odnośnik do Biuletynu Informacji Publicznej powinien być łatwy do odnalezienia i czytelnie opisany, aby użytkownik szybko wiedział, gdzie szukać informacji publicznej.
Nie zawsze jest to potrzebne. Lepiej jasno rozdzielić funkcje portalu i BIP: portal może prezentować praktyczne opisy spraw, formularze i komunikaty, a BIP informacje publiczne i dokumenty formalne.
Tak. Portal może zawierać formularze, katalog spraw, opisy procedur i odnośniki do e-usług. Ważne jest, aby użytkownik wiedział, gdzie znaleźć dokument i jak go złożyć.
Tak. Portal jednostki publicznej powinien być projektowany z uwzględnieniem dostępności cyfrowej, tak aby mogli z niego korzystać różni użytkownicy, w tym osoby ze szczególnymi potrzebami.
Tak. Portal powinien mieć czytelne przejście do e-Doręczeń oraz innych kanałów elektronicznej komunikacji z urzędem.
Najlepiej rozpocząć od analizy obecnej strony, widoczności linku do BIP, struktury menu, formularzy, opisów spraw, dostępności cyfrowej i najważniejszych ścieżek użytkownika.
Optimized by Seraphinite Accelerator