Wdrożenie EZD RP to nie tylko instalacja systemu i przeszkolenie pracowników. To zmiana sposobu prowadzenia spraw, obsługi korespondencji, dokumentowania czynności kancelaryjnych oraz organizacji pracy w całej jednostce. Dlatego przed rozpoczęciem wdrożenia warto sprawdzić, czy urząd jest przygotowany procesowo, technicznie i organizacyjnie.
Audyt gotowości do EZD RP pozwala uporządkować najważniejsze obszary przed wdrożeniem. Analizujemy, jak obecnie wygląda obieg dokumentów w urzędzie, w jaki sposób prowadzona jest korespondencja, jakie procedury funkcjonują w jednostce, gdzie mogą pojawić się trudności oraz jakie działania należy wykonać, aby wdrożenie systemu EZD RP przebiegło sprawnie i bez niepotrzebnego chaosu.
To rozwiązanie szczególnie przydatne dla urzędów gmin, urzędów miast, starostw, jednostek organizacyjnych oraz innych podmiotów publicznych, które chcą odpowiedzialnie przygotować się do cyfryzacji dokumentacji.
System EZD RP wspiera elektroniczne zarządzanie dokumentacją, prowadzenie spraw, obsługę korespondencji oraz dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw w administracji publicznej. Jednak nawet najlepszy system nie rozwiąże problemów organizacyjnych, jeśli urząd nie ma wcześniej uporządkowanych procesów, odpowiedzialności i sposobu pracy z dokumentacją.
Audyt pomaga odpowiedzieć na najważniejsze pytania przed wdrożeniem:
Dzięki audytowi można wcześniej wychwycić ryzyka, które w trakcie wdrożenia mogłyby opóźnić prace, zwiększyć liczbę błędów lub utrudnić pracownikom przejście z dotychczasowego modelu pracy na system EZD RP.
Audyt dopasowujemy do charakteru jednostki, jej struktury, liczby pracowników oraz obecnego sposobu prowadzenia dokumentacji. Inaczej wygląda przygotowanie urzędu gminy, inaczej starostwa, a jeszcze inaczej jednostki organizacyjnej, która obsługuje mniejszy zakres spraw.
W ramach audytu możemy przeanalizować między innymi:
Efektem audytu jest uporządkowana informacja o tym, co jest gotowe, co wymaga poprawy i od czego najlepiej rozpocząć przygotowanie do wdrożenia EZD RP.
Jednostki samorządu terytorialnego stoją przed coraz większą potrzebą uporządkowania elektronicznego zarządzania dokumentacją. Dotyczy to zarówno urzędów gmin, urzędów miast, starostw, jak i jednostek organizacyjnych, które na co dzień pracują z dokumentacją, korespondencją i sprawami mieszkańców.
Audyt gotowości do EZD RP dla JST pomaga sprawdzić, czy jednostka ma odpowiednie podstawy do rozpoczęcia wdrożenia. Nie chodzi wyłącznie o kwestie techniczne. Bardzo często najważniejsze okazują się procesy, podział odpowiedzialności, przyzwyczajenia pracowników i sposób organizacji pracy.
Dobrze przygotowany urząd może wdrożyć system EZD RP spokojniej, szybciej i z mniejszym oporem wewnętrznym. Pracownicy wiedzą, czego się spodziewać, kadra zarządzająca otrzymuje realny plan działań, a cały proces jest mniej przypadkowy.
Audyt warto przeprowadzić szczególnie wtedy, gdy urząd:
Audyt można wykonać zarówno na bardzo wczesnym etapie, gdy urząd dopiero rozważa wdrożenie, jak i bezpośrednio przed rozpoczęciem prac wdrożeniowych. Im wcześniej zostaną rozpoznane ryzyka, tym łatwiej przygotować harmonogram, szkolenia i zakres zmian organizacyjnych.
Proces audytu prowadzimy w sposób praktyczny i zrozumiały dla urzędu. Nie chodzi o tworzenie kolejnego dokumentu, który trafi do szuflady, ale o przygotowanie realnej podstawy do dalszych działań.
Najczęściej audyt obejmuje kilka etapów.
Na początku sprawdzamy, jak obecnie wygląda praca z dokumentacją. Analizujemy obieg korespondencji, prowadzenie spraw, sposób przekazywania dokumentów między komórkami, rolę kancelarii oraz najczęstsze problemy pojawiające się w codziennej pracy.
Każdy urząd działa nieco inaczej. Dlatego sprawdzamy, jakie są najważniejsze potrzeby danej jednostki, jakie procesy powinny zostać objęte wdrożeniem w pierwszej kolejności i gdzie system EZD RP może przynieść największe usprawnienie.
Weryfikujemy, czy urząd ma wyznaczone osoby odpowiedzialne za wdrożenie, czy pracownicy są przygotowani do zmiany oraz czy kierownictwo ma jasny obraz tego, jak wdrożenie wpłynie na codzienną pracę jednostki.
Po analizie wskazujemy, co warto uporządkować przed rozpoczęciem wdrożenia. Może to dotyczyć procedur, komunikacji wewnętrznej, harmonogramu, podziału ról, szkoleń lub sposobu przygotowania poszczególnych komórek organizacyjnych.
Na koniec urząd otrzymuje praktyczne wskazówki, które pomagają przejść do kolejnego etapu: wdrożenia EZD RP, szkoleń dla pracowników lub dopracowania obiegu dokumentów w urzędzie.
Audyt gotowości nie zastępuje wdrożenia EZD RP, ale znacząco je ułatwia. Dzięki niemu urząd nie zaczyna prac „w ciemno”. Wiadomo, które obszary są przygotowane, które wymagają wsparcia i jakie działania powinny zostać wykonane przed uruchomieniem systemu.
Dla wielu jednostek audyt jest pierwszym krokiem do dobrze zaplanowanego wdrożenia. Pozwala uniknąć sytuacji, w której techniczne uruchomienie systemu wyprzedza gotowość pracowników i procedur. To ważne, ponieważ system EZD RP wpływa na codzienną pracę wielu osób: od kancelarii, przez sekretariaty i wydziały merytoryczne, aż po kierownictwo jednostki.
Po wykonaniu audytu możemy pomóc również w dalszych etapach: przygotowaniu harmonogramu wdrożenia, organizacji szkoleń EZD RP, uporządkowaniu elektronicznego obiegu dokumentów w urzędzie oraz wsparciu jednostki podczas przechodzenia na nowy model pracy.
Audyt daje przede wszystkim jasność. Urząd otrzymuje uporządkowany obraz obecnej sytuacji i wie, jakie kroki należy wykonać przed wdrożeniem.
Najważniejsze korzyści to:
Audyt pomaga podejść do wdrożenia spokojnie i odpowiedzialnie. Dzięki temu system EZD RP nie jest traktowany wyłącznie jako nowe narzędzie, ale jako element szerszej zmiany organizacyjnej w urzędzie
Audyt kierujemy do podmiotów publicznych, które chcą przygotować się do wdrożenia systemu EZD RP lub uporządkować elektroniczne zarządzanie dokumentacją.
W szczególności wspieramy:
Audyt może być wykonany zarówno dla jednostek, które dopiero zaczynają interesować się systemem EZD RP, jak i dla tych, które są już na etapie rozmów o wdrożeniu, ale chcą wcześniej sprawdzić swoją gotowość.
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją to kierunek, w którym zmierza administracja publiczna. Planowane upowszechnienie systemów klasy EZD oznacza, że wiele jednostek będzie musiało wcześniej czy później uporządkować sposób prowadzenia spraw, pracy z dokumentami i obsługi korespondencji.
Nie warto odkładać przygotowań na ostatni moment. Audyt gotowości do EZD RP pozwala rozpocząć proces w sposób kontrolowany, z planem i świadomością tego, co trzeba zrobić przed wdrożeniem.
Jeżeli Państwa urząd chce sprawdzić, czy jest gotowy na wdrożenie EZD RP, pomożemy przeanalizować obecny stan, wskazać najważniejsze ryzyka i przygotować dalsze kroki.
Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz przeprowadzić audyt gotowości do EZD RP w swojej jednostce. Pomożemy ocenić obecny obieg dokumentów w urzędzie, przygotowanie organizacyjne, potrzeby szkoleniowe oraz zakres działań niezbędnych przed wdrożeniem systemu.
Nie zawsze jest formalnie wymagany, ale w praktyce bardzo ułatwia przygotowanie jednostki do wdrożenia. Audyt pozwala sprawdzić, czy urząd ma uporządkowany obieg dokumentów, właściwie opisane procesy, przygotowanych pracowników i realny plan działań przed rozpoczęciem wdrożenia EZD RP.
Audyt może obejmować analizę obiegu dokumentów w urzędzie, sposób obsługi korespondencji, organizację pracy kancelarii, gotowość pracowników, potrzeby szkoleniowe, ryzyka organizacyjne oraz rekomendacje dotyczące dalszego przygotowania do wdrożenia systemu EZD RP.
Audyt jest przeznaczony przede wszystkim dla JST i innych podmiotów publicznych, w tym urzędów gmin, urzędów miast, starostw, jednostek organizacyjnych oraz instytucji, które planują wdrożenie EZD RP lub chcą przygotować się do elektronicznego zarządzania dokumentacją.
Najlepiej wykonać audyt przed rozpoczęciem właściwego wdrożenia. Dzięki temu urząd może wcześniej uporządkować procedury, zaplanować szkolenia EZD RP, wyznaczyć osoby odpowiedzialne i przygotować pracowników do zmiany sposobu pracy.
Tak. Jednym z efektów audytu może być wskazanie, jakie szkolenia EZD RP będą potrzebne w danej jednostce. Inne potrzeby może mieć kadra kierownicza, inne kancelaria, a jeszcze inne pracownicy merytoryczni obsługujący sprawy w systemie.
Nie. Audyt gotowości do EZD RP obejmuje przede wszystkim organizację pracy, procesy, obieg dokumentów, przygotowanie pracowników i ryzyka związane ze zmianą. Kwestie techniczne są ważne, ale wdrożenie systemu EZD RP wymaga również dobrego przygotowania organizacyjnego.
Tak. To bardzo dobry moment na audyt. Jednostka może wtedy sprawdzić swój obecny poziom przygotowania, poznać najważniejsze obszary wymagające uporządkowania i lepiej zaplanować decyzję o wdrożeniu EZD RP.
