EZD RP SaaS to model korzystania z systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w środowisku chmurowym. W praktyce oznacza to, że urząd lub instytucja publiczna może korzystać z systemu EZD RP bez konieczności samodzielnego budowania i utrzymywania pełnej infrastruktury technicznej po swojej stronie.
Dla wielu jednostek publicznych model SaaS jest atrakcyjnym rozwiązaniem, ponieważ pozwala ograniczyć część obowiązków związanych z zapleczem IT. Zamiast skupiać się na serwerach, środowisku technicznym i utrzymaniu infrastruktury, jednostka może skoncentrować się na tym, co najważniejsze: uporządkowaniu obiegu dokumentów, przygotowaniu pracowników i skutecznym wdrożeniu elektronicznego zarządzania dokumentacją.
EZD RP SaaS nie powinien być jednak traktowany wyłącznie jako rozwiązanie techniczne. Nawet jeśli system działa w modelu chmurowym, jednostka nadal musi przygotować procesy, role użytkowników, zasady pracy, procedury i szkolenia. Chmura może uprościć start, ale nie zastąpi organizacyjnego przygotowania do zmiany i dobrze zaplanowanego wdrożenia EZD RP.
Model SaaS, czyli Software as a Service, polega na korzystaniu z oprogramowania jako usługi. W przypadku EZD RP oznacza to dostęp do systemu w modelu, który może ograniczyć potrzebę samodzielnego utrzymywania całego środowiska informatycznego.
To szczególnie ważne dla jednostek, które chcą wdrożyć system EZD RP, ale nie mają rozbudowanego działu IT, własnej infrastruktury lub zasobów potrzebnych do samodzielnej obsługi technicznej.
EZD RP SaaS może być dobrym wyborem dla urzędów, JST i instytucji publicznych, które chcą korzystać z systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją, ale nie chcą nadmiernie obciążać własnego zaplecza technicznego.
Model chmurowy warto rozważyć szczególnie wtedy, gdy jednostka planuje cyfryzację obiegu dokumentów, ale nie posiada rozbudowanej infrastruktury IT, własnego zespołu administratorów lub możliwości samodzielnego utrzymywania środowiska systemowego.
Nie każda jednostka publiczna ma zasoby techniczne pozwalające na samodzielne utrzymanie systemu. Dotyczy to zwłaszcza mniejszych urzędów, jednostek organizacyjnych JST oraz instytucji, w których dział IT obsługuje wiele różnych zadań i nie może przejąć pełnej odpowiedzialności za nowe środowisko.
W takich przypadkach EZD RP SaaS może być sposobem na ograniczenie bariery technicznej i sprawniejsze rozpoczęcie pracy z systemem.
Model SaaS może być atrakcyjny również dla jednostek organizacyjnych samorządu terytorialnego, które potrzebują uporządkować obieg dokumentów, ale nie chcą samodzielnie prowadzić rozbudowanego projektu infrastrukturalnego.
Dotyczy to między innymi jednostek, które obsługują wiele spraw administracyjnych, pracują na dużej liczbie dokumentów i chcą przejść na bardziej uporządkowany, elektroniczny model pracy.
EZD RP SaaS może być również rozwiązaniem dla instytucji, które chcą ograniczyć liczbę zadań związanych z utrzymaniem środowiska i skupić się na organizacji pracy. W takim przypadku największą wartością jest nie tylko dostęp do systemu, ale także możliwość uporządkowania procesów bez konieczności rozbudowy własnej infrastruktury.
Wybór modelu SaaS nie oznacza, że wdrożenie można ograniczyć do samego uruchomienia dostępu do systemu. Przed rozpoczęciem pracy w EZD RP trzeba przygotować jednostkę organizacyjnie, proceduralnie i szkoleniowo.
Najważniejsze jest to, aby system wspierał realny sposób pracy jednostki, a nie tworzył dodatkowy chaos. Dlatego przed uruchomieniem EZD RP SaaS warto przeanalizować obieg dokumentów, role użytkowników, bezpieczeństwo dostępu i poziom przygotowania pracowników.
Pierwszym krokiem powinno być uporządkowanie obiegu dokumentów. Trzeba ustalić, jak dokumenty wpływają do jednostki, kto je rejestruje, kto dekretuje, kto prowadzi sprawę i w jaki sposób dokumentacja jest archiwizowana.
Bez tego nawet system EZD RP w chmurze może stać się tylko kolejnym miejscem, w którym odtworzone zostaną stare problemy: niejasna odpowiedzialność, dublowanie czynności i trudności z ustaleniem statusu sprawy.
Przed uruchomieniem systemu należy określić, kto będzie z niego korzystał i jakie czynności będzie wykonywał. Inne potrzeby ma pracownik kancelarii, inne pracownik merytoryczny, inne kierownik, a jeszcze inne administrator lub koordynator wdrożenia.
Dobrze przygotowane role i uprawnienia zwiększają bezpieczeństwo pracy, ograniczają ryzyko błędów i pomagają użytkownikom działać zgodnie z ich rzeczywistymi obowiązkami.
Centrum Cyfryzacji pomaga jednostkom publicznym ocenić, czy EZD RP SaaS jest właściwym modelem wdrożenia, a następnie przygotować organizację do pracy w systemie. Wspieramy zarówno etap analizy, jak i przygotowanie procesów, szkolenia pracowników oraz stabilizację pracy po uruchomieniu.
Naszym celem jest to, aby EZD RP SaaS nie był wyłącznie decyzją techniczną, ale realnym elementem cyfryzacji jednostki. Dlatego patrzymy na system szerzej: przez pryzmat obiegu dokumentów, odpowiedzialności, użytkowników, procedur i codziennej pracy urzędu.
EZD RP SaaS to model korzystania z systemu EZD RP jako usługi w środowisku chmurowym. Pozwala jednostce korzystać z elektronicznego zarządzania dokumentacją bez konieczności samodzielnego budowania pełnej infrastruktury technicznej.
Tak. EZD RP SaaS można określić jako model korzystania z systemu EZD RP w chmurze. Oznacza to, że jednostka korzysta z systemu w modelu usługowym, zamiast utrzymywać całe środowisko samodzielnie.
EZD RP SaaS może być dobrym rozwiązaniem dla urzędów, jednostek organizacyjnych JST i instytucji publicznych, które chcą wdrożyć elektroniczne zarządzanie dokumentacją, ale nie mają rozbudowanego zaplecza IT lub chcą ograniczyć obowiązki infrastrukturalne.
Model SaaS ogranicza potrzebę utrzymywania własnej infrastruktury serwerowej na potrzeby systemu. Szczegółowy zakres wymagań zależy jednak od wybranego modelu organizacyjnego, sposobu dostępu i potrzeb danej jednostki.
Nie. SaaS upraszcza część techniczną, ale nie zastępuje wdrożenia organizacyjnego. Nadal trzeba przygotować obieg dokumentów, role użytkowników, procedury, bezpieczeństwo dostępu i szkolenia pracowników.
Tak. Uporządkowanie obiegu dokumentów jest bardzo ważne również w modelu SaaS. System powinien wspierać przemyślany sposób pracy jednostki, a nie przenosić dotychczasowy chaos do środowiska cyfrowego.
Tak. Centrum Cyfryzacji pomaga ocenić potrzeby jednostki, poziom przygotowania organizacyjnego i możliwości techniczne. Na tej podstawie można zdecydować, czy EZD RP SaaS będzie właściwym rozwiązaniem, czy warto rozważyć inny model wdrożenia.
